Zpracování osobních údajů probíhá v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Nařízení“), a  zák. č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů.

Osobní údaje v rozsahu jméno a příjmení, adresa elektronické pošty a informace o tom, zda se jedná o OÚ za posledních 12 měsíců (dále také jako „osobní údaje“) jsou zpracovávány ve smyslu čl. 6, odst. 1, písm. f) Nařízení, tj. z důvodu oprávněného zájmu správce, spočívajícího ve zjištění identifikace uživatelů, identifikace narušení, zneužití, detekce bezpečnostních incidentů nebo nezákonných činností, dále pro administraci a provoz HPC technologií, ochranu výpočetních systémů IT4I a jejich uživatelů a informací. 
 
V některých případech zpracování osobních údajů např. v rámci projektů a dotací, mohou být po uživatelích požadovány tzv. zvláštní kategorie osobních údajů („citlivé údaje“). Takové zpracování probíhá na základě právního důvodu dle čl. 6, odst. 1, písm. c) Nařízení, tj. splnění právní povinnosti, příp. dle čl. 6, odst. 1, písm. b) Nařízení – plnění smlouvy. 
 
Zákonná povinnost zpracování vyplývá především z Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 1303/2013, příp. Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 1304/2013, a to za účelem poskytnutí finanční podpory, monitoringu, kontroly, reportingu a hodnocení úspěšnosti poskytování finanční podpory, a dále ze zák. č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, příp. zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů.
 
Osobní údaje nebudou předávány žádným třetím stranám, s výjimkou poskytovatelů dotací a projektů, případně na základě platných právních předpisů např. orgánům státní správy, soudům, orgánům činným v trestním řízení v souvislosti s případným správním, trestním a občanským soudním řízením.
 
Interně budou osobní údaje v rozsahu jméno, příjmení, e-mailová adresa a informace o tom, zda se jedná o OÚ za posledních 12 měsíců, čtvrtletně zveřejněny Radě IT4Innovations Users Council.
 
Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu využití systémů IT4I a dále po dobu nezbytnou ke zpětné detekci původce protiprávního jednání s využitím systémů spojeným. Údaje zpracovávané za účelem administrace a realizace projektů a dotací jsou zpracovávané po dobu celkového hodnocení projektu či dotace, a dále v pseudonymizované podobě po dobu udržitelnosti programu, tj. nejvýše 10 let.